รูปแบบการเขียนอีเมล ให้ดูเป็นมืออาชีพ

สวัสดีค่ะ เพื่อนๆ ทุกคน เชื่อว่าหลายๆ คนที่ทำงานอยู่ ไม่ว่าจะเป็นฟรีแลนซ์ หรืองานในออฟฟิศ จะต้องผ่านประสบการณ์การเขียนอีเมลกันใช่ไหมคะ? มั่นใจเลยว่าหลายๆ คนจะต้องพยักหน้าหงึกๆ กันอย่างแน่นอน และมั่นใจอีกว่าหลายๆ คนอาจจะกลัวและกังวลในการเขียนอีเมลอย่างแน่นอน

เราเองก็เคยเขียนอีเมลตอบลูกค้าอยู่มากมาย และหลายๆ ครั้งเราก็ทำผิดโดยที่ไม่รู้ตัว หรือบางครั้งเราก็คิดว่าลูกค้าหรือผู้รับอาจจะไม่คิดอะไร… แต่ช้าก่อน!!!! อย่าเพิ่งตามใจตัวเองจนเคยตัวไปค่ะ เพราะการเขียนอีเมลที่ถูกต้องนั้นจะยิ่งทำให้เราดูมีความเป็นมืออาชีพได้มากกว่า และสร้างความประทับใจให้กับผู้ที่เราติดต่อด้วย อีกทั้งยังเป็นการให้เกียรติ์อีกฝ่ายด้วยนะคะ

เริ่มต้นเราต้องรู้ก่อนว่าส่วนประกอบของอีเมลมีอะไรบ้าง ซึ่งสำหรับเราแล้ว อีเมลที่ดีควรมีองค์ประกอบ 7 อย่าง แต่ก็สามารถปรับเปลี่ยนได้ แล้วแต่สถานการณ์และความเหมาะสมของผู้รับ

1. หัวข้ออีเมล

หัวข้ออีเมลเป็นหัวข้อที่สำคัญในการบอกให้ผู้รับอีเมลทราบถึงจุดประสงค์ในการติดต่อ ซึ่งแนะนำให้เขียนอย่างง่ายๆ กระชับ ได้ใจความ และใช้คำที่เป็นทางการ หากหัวข้ออีเมลยาวจนเกินไป นอกจากจะทำให้ผู้รับอีเมลเกิดความสับสนเวลาอ่านแล้ว ยังอาจจะทำให้ผู้รับอีเมลมองข้ามอีเมลฉบับนี้ไปก็เป็นได้

2. คำกล่าวทักทาย

เมื่อก่อนเราก็พลาดมาก การเขียนอีเมลของเราไม่ว่าจะเป็นภาษาไทยและภาษาอังกฤษ เรามักจะข้ามขั้นตอนการกล่าวทักทายไป ซึ่งอาจจะทำให้อีเมลนั้นดูห้วนๆ และไม่เป็นมิตร การกล่าวทักทายจะทำให้อีเมลนั้นดูมีความเป็นมิตร ดูสุภาพมากยิ่งขึ้น

3. จุดประสงค์ในการเขียนอีเมล

นี่ก็คืออีกหนึ่งจุดที่เราพลาด เพราะเรามักจะเขียนอีเมลเป็นย่อหน้าเดียวๆ แล้วกดส่งเลย แต่ในการเขียนอีเมลที่ถูกต้องนั้น หลังจากการกล่าวทักทายแล้ว ควรมีน่อหน้าที่บอกจุดประสงค์ในการติดต่อ ซึ่งไม่จำเป็นต้องยาวมากนัก สัก 2-3 บรรทัด กำลังพอดี

4. เนื้อหาสำคัญ

ในส่วนนี้คือเนื้อหาที่เราอธิบายว่าทำไมเราถึงต้องการติดต่อผู้รับอีเมล เป็นการขยายความในหวข้อที่ 3 จุดประสงค์ในการเขียนอีเมล เพื่อบอกรายละเอียดให้ผู้รับเข้าใจมากยิ่งขึ้น

5. คำขอบคุณ

หลังจากที่เราได้เขียนถึงรายละเอียดที่เราต้องการจะสื่อความแล้ว เราควรทิ้งท้ายด้วยคำขอบคุณ หรือเพิ่มคำรอติดต่อกลับ เช่น I look forward to hearing from you. เป็นต้น จะช่วยให้ผู้รับรู้สึกว่าต้องตอบอีเมลนี้

6. ส่วนท้ายอีเมล

ส่วนท้ายอีเมลนั้นใช้เพื่อใก้อีเมลของเราดูเสร็จสมบูรณ์มากยิ่งขึ้น สำหรับการใส่ส่วนท้ายของอีเมลนั้น ยกตัวอย่างเช่น Thank you, Best regards, Sincerely เป็นต้น

7. ลายเซ็น หรือ Signature

ส่วนนี้เราจะเลือกใส่หรือไม่ก็ได้ ถือเป็นตัวเลือก แต่สำหรับคนที่ต้องการความเป็นมืออาชีพ ความเป็นทางการ โดยส่วนนี้มักจะใส่รายละเอียดของตำแหน่ง หน้าที่การงาน เบอร์โทรติดต่อ หรืออีเมลเอาไว้ สำหรับการสร้าง Signature หรือลายเซ็นใน Gmail นั้น

 

 

หวังว่าเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ นี้จะเป็นประโยชน์สำหรับเพื่อนๆ ที่ต้องทำงานติดต่อกับผู้อื่นผ่านอีเมลทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษนะคะ สำหรับใครที่เคยพลาดมาเหมือนเรา ก็ยังไม่สายที่จะเรียนรู้และแก้ไขในงานหน้า รับรองว่าความเป็นมืออาชีพอยู่ไม่ไกลเกินเอื้อมอย่างแน่นอน